Порядок учета командировочных расходов при отмене командировки из-за коронавируса
Работник организации был командирован из г. Минска в г. Варшава с 16 по 20 марта 2020 г.
В связи с этим работником были понесены следующие командировочные расходы: по оформлению визы, на оплату страховки от несчастных случаев и болезней на время поездки, а также на оплату бронирования места в гостинице. Организация заранее приобрела по безналичному расчету железнодорожные билеты из г. Минск в г. Варшава и обратно.
В связи с закрытием польской границы из-за распространения коронавируса, командировка была отменена. Билеты были сданы в кассу железнодорожного вокзала. Деньги на расчетный счет организации возвращены за минусом стоимости услуг по их оформлению. Оплата бронирования места в гостинице не была возвращена.
Возмещаются ли работнику командировочные расходы (по оформлению визы, оплату страховки и брони гостиницы)?
Как учитываются при исчислении налога на прибыль и отражаются в бухгалтерском учете командировочные расходы при отмене командировки из-за коронавируса?
Возмещение работнику расходов при отмене командировки
Согласно п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в ред. от 04.09.2019; далее — Положение № 176) наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:
• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
В соответствии с ч. 2 п. 24 Положения № 176 возмещение расходов по оформлению виз, в т. ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для их оформления, бронированию мест в гостиницах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, а также стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов в случае отмены командирования по не зависящим от командируемого работника причинам.
В рассматриваемой ситуации командировка была отменена не по вине работника, а вследствие закрытия польской границы из-за распространения коронавируса. Следовательно, командировочные расходы (по оформлению визы, оплату страховки и брони гостиницы) возмещаются работнику в полном объеме.
В данном случае целесообразно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), отразив в нем причину отмены служебной командировки.
На заметку
Если работнику выдавались денежные средства например, суточные или на оплату гостиницы, то их необходимо сдать в бухгалтерию.
Ведение бухгалтерского и налогового учета командировочных расходов при отмене командировки
Командировочные расходы, возникшие у организации в связи с отменой командировки в условиях распространения коронавируса, учитываются при налогообложении прибыли и включаются в состав внереализационных расходов как другие расходы, потери, убытки организации, понесенные ей при осуществлении деятельности, но непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (подп. 3.52 ст. 175 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее — НК).
При возврате приобретенных билетов при отмене командировки в состав внереализационных расходов включается разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком.
Обратите внимание!
Данные расходы должны подтверждаться первичными учетными документами, а из приказа об отмене командировки должно быть видно, что командировка отменена по объективным или уважительным причинам.
По приобретенным железнодорожным билетам организация принимает к вычету «входной» НДС на основании электронных счетов-фактур (далее - ЭСЧФ), полученных от продавца услуги и подписанных в установленном порядке электронно-цифровой подписью организации (подп. 5.1 ст. 132 НК).
При сдаче билетов налоговые вычеты корректируются в месяце получения и подписания в установленном порядке дополнительного ЭСЧФ (ч. 1, абз. 3 ч. 2 п. 11 ст. 131, п. 18 ст. 133 НК).
Справочно
Порядок получения ЭСЧФ по оформленным проездным документам (билетам) подотчетными лицами организаций в билетных кассах, через терминалы самообслуживания и через интернет-сайт Белорусской железной дороги представлен на сайте http://www.rw.by/help/porjadok_poluchenija_elektronn/.
В бухгалтерском учете сумма возмещения работнику командировочных расходов, а также разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком, при отмене командировки по уважительной причине относятся в состав прочих расходов по текущей деятельности и отражаются на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»).
Билеты на проезд учитываются на отдельном субсчете к счету 10 «Материалы», их учет ведется при помощи регистра аналитического учета, например, журнала учета движения билетов (ч. 16 п. 16 Инструкции № 50).
Операции отражаются в учете организации следующим образом:
|
* Учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов.
Резюме:
1. В случае отмены командировки из-за распространения коронавируса, т.е. по не зависящим от командируемого работника причинам, возмещение расходов по оформлению виз, в т. ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для их оформления, бронированию мест в гостиницах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, а также стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов.
2. Командировочные расходы, возникшие у организации в связи с отменой командировки в условиях распространения коронавируса, непосредственно не связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг) имущественных прав, но произведены в процессе осуществления своей деятельности. Такие расходы учитываются при налогообложении прибыли и включаются в состав внереализационных расходов как прочие.
3. В бухгалтерском учете организации расходы, возникшие при отмене командировки по уважительной причине, относятся в состав прочих расходов по текущей деятельности и отражаются на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»).
